המהפכה הדיגיטלית מאתגרת את גישת ניהול הסיכונים המסורתית

המהפכה הדיגיטלית שוברת את חוקי המשחק: ניהול סיכונים כבר לא נראה אותו דבר

אם ננסה להיות רגע כנים, רוב הארגונים בישראל עדיין מתנהלים כאילו אנחנו ב־2008. יש פורטל ארגוני נחמד, אולי מערכת CRM, קצת דשבורדים, אבטחת מידע "סבירה", והנה – סימנו וי. אבל מתחת לפני השטח מתרחש משהו אחר לגמרי: המהפכה הדיגיטלית לא רק מוסיפה עוד שכבת טכנולוגיה, היא מערערת את כל ההיגיון של ניהול הסיכונים המסורתי.

פעם, הסיכון היה ברור: שריפה בחדר השרתים, עובד שמעתיק קובץ רגיש לדיסק-און-קי, הפסקת חשמל. סיכונים מוחשיים, פיזיים, אפשר לכתוב עליהם נהלים מסודרים. היום? האיום יכול להופיע מהעדכון האחרון של אפליקציית צד שלישי שמתחברת לפורטל ארגוני, מבוט שתוכנת רע, או ממפתח חיצוני שפתח לעצמו "דלת אחורית" בלי כוונה בכלל.

וזה החלק המעניין: לא מדובר רק בסייבר. המהפכה הדיגיטלית מייצרת סיכונים תפעוליים, עסקיים, תדמיתיים, משפטיים – והם כולם נשזרים יחד. כמו רשת. ניהול הסיכונים, שהיה פעם תהליך מסודר, "קלאסי", הפך למשחק שחמט על לוח דו־ממדי, בעולם שעבר ל־3D.

מה קרה למודל הישן של ניהול סיכונים – ולמה הוא כבר לא מספיק

בניהול סיכונים מסורתי, הארגון מנסה לזהות איומים, להעריך הסתברויות, לשים בקרה פה, נהלים שם, ולסמן לעצמו: "אנחנו בשליטה". לכאורה, זה נשמע הגיוני. אבל בעידן של עבודה היברידית, ענן, מובייל, אוטומציה, בינה מלאכותית – ההנחה הבסיסית שאנחנו יודעים "איפה הארגון נגמר" כבר לא תקפה.

קחו לדוגמה פורטל ארגוני מודרני. פעם זה היה אתר פנימי עם חדשות, טלפונים של העובדים וטפסים. היום זה שער הכניסה לכל המידע הארגוני, לחיבורים לספקים, למערכות ענן, לאפליקציות בינה עסקית, לניהול פרויקטים, למשאבי אנוש. כל תהליך כמעט עובר דרכו. הפורטל הארגוני הפך לצומת עצבים, ובדיוק שם מתחילה הבעיה של המודלים הישנים.

כשהפורטל הארגוני מתחבר למערכות חיצוניות, למיקרו־שירותים, לבוטים, למערכות אוטומציה, הוא כבר לא רק "עוד מערכת" – הוא מרכיב קריטי בניהול סיכונים דיגיטליים. ולמרות זאת, בארגונים רבים הוא עדיין מנוהל כמו אתר אינטרנט מעוצב, לא כמערכת ליבה עם השפעה ישירה על שרידות הארגון.

פורטל ארגוני כזירת סיכון: למה דווקא החלק הכי "שקוף" נהיה הכי רגיש

זה כמעט פרדוקסלי. ככל שהפורטל הארגוני נהיה נוח יותר, מחובר יותר, זמין יותר – כך הוא מגדיל את משקל הסיכון שהוא מביא איתו. לא כי הוא "מסוכן" בפני עצמו, אלא כי הוא הפך לריכוז של תנועת המידע בארגון.

היום, פורטל ארגוני טיפוסי כולל:

• גישה למסמכים רגישים – נהלים, הצעות מחיר, חוזים, מסמכי פיתוח
• חיבור למערכות ענן – CRM, ERP, HR, מערכות שירות ותמיכה
• גישה של עובדים מרחוק – לפעמים מהמחשב הביתי, לפעמים מהמובייל הפרטי
• אינטגרציות למערכות צד שלישי – מערכות BI, פתרונות אבטחה, כלי שיתוף

כל נקודת חיבור כזו היא גם הזדמנות, אבל גם סיכון. לא פחות חשוב – הסיכון כבר לא טכנולוגי בלבד. הוא ארגוני. אם הפורטל נופל, או אם מתבצע בו שינוי שגוי, או אם מידע מסוים נחשף בטעות – הפגיעה יכולה להיות תפעולית, משפטית, תדמיתית, ולעתים גם אישית (כלפי העובדים עצמם).

אנקדוטה קטנה: כשעדכון קטן מערער שבוע שלם

אחד מסמנכ"לי ה־IT שסיפרתי לו שאני כותב על הנושא, נזכר במקרה טרי: "עדכנו רכיב קטן בפורטל הארגוני, משהו לכאורה קוסמטי. חמש דקות אחרי העלייה לאוויר גילינו שפתאום כל הטפסים של משאבי האנוש הפסיקו לעבוד. יומיים שלמים מחלקת משאבי אנוש נאלצה לטפל ידנית בבקשות, והטלפון שלהם לא הפסיק לצלצל".

לא מדובר בהתקפת סייבר מתוחכמת, אפילו לא בתקלה בשרת. פשוט חיבור לא נכון בין מודולים, שההשלכה שלו הייתה תפעולית מאוד. פה בדיוק נופלת ההפרדה הישנה בין "סיכוני IT" לבין "סיכוני עסק". במציאות הדיגיטלית, אלו כבר כמעט לא קטגוריות נפרדות.

המפגש בין מהפכת הענן, העבודה מרחוק והפורטל הארגוני

הקורונה האיצה תהליך שהיה כבר בדרך: המעבר לעבודה היברידית. עובדים התחילו להתחבר מרחוק, מבלי לחשוב יותר מדי על המשמעויות. הארגון, מצדו, נאלץ לפתוח שערים, לשחרר חסמים, לייצר גישה מכל מקום. ובמרכז – שוב – הפורטל הארגוני.

פורטל ארגוני בענן, או כזה שמתחבר למערכות ענן מרובות, הוא אוסף של שכבות: אבטחה, הרשאות, ניהול זהויות, חוויית משתמש, תהליכים אוטומטיים. כל שכבה כזו צריכה לעבור דרך פילטר של ניהול סיכונים חדש. לא רק "מה יקרה אם המערכת תיפול", אלא:

• מה קורה אם עובד שעזב את הארגון שומר לעצמו גישה?
• מה הסיכון כשעובד מתחבר מהבית ברשת לא מאובטחת?
• מה המשמעות אם ספק חיצוני מקבל הרשאת יתר בפורטל הארגוני?
• האם האוטומציה שבנו בפורטל יכולה לעשות נזק אם משהו משתבש בלוגיקה?

ניהול הסיכונים המסורתי מתקשה לעקוב אחרי רמת הדינמיות הזו. הוא רגיל לבנות תמונת מצב שמתעדכנת פעם ברבעון, אולי פעם בחצי שנה. אבל המציאות הדיגיטלית זזה כל שבוע, לפעמים כל יום. שינויים בתצורת הפורטל הארגוני, הוספת שירות חדש, פתיחת הרשאה זמנית – כל אלה הם אירועי סיכון, גם אם לא מגדירים אותם כך.

ניהול סיכונים דיגיטלי: לא רק טכנולוגיה, גם תרבות

אפשר לדבר על טכנולוגיות, על מערכות לניהול זהויות, על SIEM, על SOC, אבל האמת היא שהחלק הכי מאתגר במהפכה הזו הוא בכלל תרבותי. ארגון שרואה בפורטל הארגוני עוד "פרויקט IT" – יפספס. ארגון שמבין שהפורטל הוא לב הפעילות הדיגיטלית שלו – יתחיל לשאול את השאלות הנכונות.

בניהול סיכונים דיגיטלי, יש כמה עקרונות שחוזרים שוב ושוב, גם אם לא תמיד קוראים להם בשם:

1. שקיפות של מידע ותהליכים

כדי לנהל סיכון, צריך קודם כל לראות אותו. בפורטל ארגוני שמפוזר בין מחלקות, בלי בעל בית ברור, קשה להבין מי אחראי על מה, איפה המידע זורם, אילו ממשקים קיימים. המהפכה הדיגיטלית מחייבת שקיפות: מיפוי תהליכים, ניהול גרסאות, תיעוד אינטגרציות.

2. שינוי בתפיסת "בעלות" על מערכות

במודל הישן, ה־IT "בבעלות" על המערכות הטכנולוגיות. במודל הדיגיטלי, הבעלות היא משותפת: עסקית־טכנולוגית. מנהלת משאבי האנוש, מנהל הכספים, מנהל התפעול – כולם שותפים לאחריות על הסיכונים שעוברים דרך הפורטל הארגוני. אי אפשר לגלגל הכול ל־IT ולצפות שיהיה בסדר.

3. קצב עדכון מהיר – וסיכון מתגלגל

אחד המאפיינים הכי ברורים של המהפכה הדיגיטלית הוא הקצב. פיצ'רים מתווספים, מודולים מתעדכנים, ספקים מתחלפים. ניהול סיכונים מסורתי, שרגיל לעדכונים שנתיים, לא בנוי מראש למצב שבו כל שינוי בפורטל הארגוני – אפילו תוספת שדה בטופס – יכול לייצר שרשרת השלכות.

לדוגמה, ארגון שמוסיף טופס חדש בפורטל הארגוני לצורך קליטת ספקים. מעבר לצעד העסקי, יש כאן שאלות: איזה מידע נאסף? מי רואה אותו? האם הוא נשמר בהתאם לרגולציה? האם יש סיכון בהעברת המידע הזה בין מערכות שונות? אלה שאלות של ניהול סיכונים, לא רק של "נוחות משתמש".

המציאות הישראלית: בין רגולציה קשיחה ליצירתיות טכנולוגית

בישראל, הפער בין החוקים למציאות הדיגיטלית מורגש היטב. מצד אחד, יש רגולציה מחמירה על פרטיות, מידע רגיש, בנקאות, בריאות, מגזר ציבורי. מצד שני, התרבות הארגונית – בוודאי בהייטק, אבל לא רק – נוטה למהלכים מהירים, MVP, "נעלה ונראה", גם כשמדובר בפורטל ארגוני שמשמש אלפי משתמשים.

ארגונים ישראליים רבים מוצאים את עצמם באמצע: הם רוצים לייצר חוויית משתמש דיגיטלית מתקדמת, לחבר את הפורטל הארגוני למגוון מערכות ענן, לאפשר לעובדים גישה מכל מקום – ובו בזמן לעמוד בביקורות, בדרישות אבטחה, ברגולציה. ניהול סיכונים מסורתי לא מצליח לגשר בין שני העולמות האלה בלי שינוי מחשבתי.

דוגמה מהשטח: גוף ציבורי עם פורטל ארגוני מתקדם – וסיכון נסתר

אחד הגופים הציבוריים הגדולים בישראל השיק לפני כמה שנים פורטל ארגוני חדש. מודרני, מהיר, מחובר לכל מערכת אפשרית. החווייה של העובדים השתפרה משמעותית. אבל אז הגיע ביקורת אבטחת מידע, ופתאום התגלו דברים שלא חשבו עליהם:

• אזורי מידע "פנימיים" שנגישים גם לעובדי קבלן
• מסמכים ישנים שנשארו על השרת בלי סיווג עדכני
• אינטגרציות שלא תועדו בין הפורטל למערכות חיצוניות

אף אחד לא פעל מתוך זלזול או רשלנות. פשוט הניהול היה פרויקטלי, לא מבוסס תפיסת ניהול סיכונים דיגיטלית מתמשכת. היום, אותו גוף כבר מדבר על "ניהול סיכונים סביב הפורטל הארגוני" כפרויקט מתמשך, לא כמשהו שעושים פעם אחת כשהמערכת עולה לאוויר.

שאלות ותשובות: מה באמת משתנה בניהול סיכונים בעידן הפורטל הארגוני

שאלה: האם פורטל ארגוני בהכרח מגדיל את הסיכון?

תשובה: לא בהכרח – אבל הוא מגדיל את החשיפה. פורטל ארגוני טוב מרכז תהליכים ומידע, וזה דווקא יכול לעזור לניהול סיכונים: יותר קל לפקח על מערכת אחת מאשר על עשר. האתגר הוא שברגע שהפורטל נהיה "שער אחורי" לכל דבר, הפגיעה בו יכולה להיות רוחבית. אם מנהלים אותו נכון – הוא יכול להפוך לכלי לניהול סיכונים, לא רק מקור סיכון.

שאלה: מה ההבדל בין סיכוני סייבר לסיכוני פורטל ארגוני?

תשובה: סיכוני סייבר מתמקדים בעיקר בהתקפות חיצוניות, בפריצות, באיומים מכוונים. סיכונים סביב פורטל ארגוני כוללים גם טעויות אנוש, הגדרות שגויות של הרשאות, תהליכים אוטומטיים שלא נבנו נכון, מידע שמנוהל ללא מדיניות ברורה. סייבר הוא חלק מהתמונה, אבל ניהול סיכונים דיגיטלי רחב יותר.

שאלה: האם כל ארגון צריך להחזיק "מפת סיכונים דיגיטלית" לפורטל הארגוני?

תשובה: אולי המושג נשמע כבד, אבל בפועל – כן, רצוי. לא חייבים לקרוא לזה "מפת סיכונים", אבל חשוב להבין אילו תהליכים קריטיים עוברים דרך הפורטל, אילו ממשקים קיימים, מי משתמש במערכת, מאיפה, ובאילו הרשאות. בלי התמונה הזו, כל תקלה קטנה הופכת להפתעה גדולה.

שאלה: איך אפשר לשלב ניהול סיכונים בפיתוח שוטף של הפורטל הארגוני, בלי לחנוק חדשנות?

תשובה: כאן נמצא עדין האיזון. במקום לראות בניהול סיכונים "מעצור", אפשר לשלב אותו בתהליך: בדיקות הרשאות כחלק מהעלאת פיצ'ר, סקירת השפעות על מידע בכל שינוי, בדיקה תקופתית של משתמשים והרשאות. הכלים קיימים, השאלה אם הארגון בוחר לנהל את זה כתרבות או כהתמודדות נקודתית "רק כשהביקורת מגיעה".

שאלה: האם צריך יועץ חיצוני, או שאפשר לנהל את זה לבד?

תשובה: זה תלוי בגודל הארגון, במורכבות הפורטל הארגוני, וברמת הסיכון. ארגונים קטנים עד בינוניים יכולים להתחיל לבד, אבל ברוב המקרים, בשלב מסוים כדאי לערב גורם חיצוני שמביא איתו ניסיון מארגונים אחרים, זווית ראייה פחות "מקומית". לפעמים עצם השאלה שמישהו מבחוץ שואל, מעלה נושאים שהארגון התרגל לא לראות.

הפורטל הארגוני ככלי ניהול סיכונים – לא רק כאב ראש

כאן מגיע החלק הפחות אינטואיטיבי: אותו פורטל ארגוני שמייצר סיכונים חדשים, יכול להיות גם כלי לניהול שלהם. הרי זה המקום שבו העובדים נכנסים, מתעדכנים, פועלים, משתפים פעולה. אם מנצלים אותו נכון, אפשר לייצר שכבת מודעות, בקרה ואפילו אכיפה – ממש מתוך הפורטל עצמו.

פורטל ארגוני שמייצר מודעות לסיכון

לדוגמה, במקום לשלוח לעובדים מיילים יבשים על "נהלי אבטחת מידע", אפשר לשלב בפורטל הארגוני:

• הודעות קצרות, הקשריות – צצות כשעובד נכנס לאזור רגיש
• שאלונים מהירים (מיקרו־למידה) שמחדדים התנהגות נכונה
• הסברים על מדוע שינוי מסוים בוצע – לא רק "מה" השתנה

זה נשמע שולי, אבל זה משנה את השיח. ניהול סיכונים כבר לא נתפס כמשהו שנעשה "שם", בחדרי ישיבות, אלא כחלק מהיום־יום הדיגיטלי.

פורטל ארגוני כזירת בקרה

פורטל ארגוני חכם יכול גם לשמש כמקום שבו בודקים הרשאות, מעדכנים תפקידים, מנטרים שימוש במודולים רגישים. היום כבר אפשר לשלב בו דוחות, התראות, לוגים ברמה גבוהה מספיק כדי שמנהלים עסקיים – לא רק אנשי IT – יבינו מה קורה בשטח.

לדוגמה: מנהלת משאבי אנוש יכולה להיכנס למסך ייעודי בפורטל הארגוני ולראות מי עדיין מחזיק הרשאות אחרי שעזב, אילו תהליכים חדשים נפתחו, מי משתמש במודול הרגיש של נתוני שכר. זה כבר לא "דוח אבטחה" טכני – זו שכבת ניהול סיכונים עסקית, אבל דרך הכלי הדיגיטלי היומיומי.

טבלה מסכמת: איך המהפכה הדיגיטלית משנה את ניהול הסיכונים סביב הפורטל הארגוני

ולאן ממשיכים מכאן? כמה תובנות מעשיות, בלי רשימת "טיפים" פורמלית

קל מאוד להישאב לשיח טכני מדי כשמדברים על ניהול סיכונים דיגיטליים, אבל בשורה התחתונה, השאלה היא פשוטה: האם הארגון מרגיש שהוא "על זה" כשהוא חושב על הפורטל הארגוני? או שהוא מניח שאם המערכת עובדת – אז הכול בסדר?

אולי כדאי לעצור לרגע ולשאול כמה שאלות פנימיות:

• מתי בפעם האחרונה מיפינו את כל הממשקים של הפורטל הארגוני?
• מי בפועל אחראי על ההחלטה לפתוח הרשאות חדשות?
• האם אנחנו יודעים איזה מידע רגיש עובר דרך הפורטל, ולא רק "איזו מערכת מחוברת"?
• איך אנחנו בודקים השפעת שינוי בפורטל על תהליכים עסקיים קיימים?

אין תשובה אחת נכונה לכל ארגון. חברה פיננסית גדולה תצטרך גישה אחת, סטארט־אפ עם 50 עובדים – גישה אחרת. אבל המכנה המשותף ברור: מי שמתייחס לפורטל הארגוני כאל צומת סיכונים והזדמנויות, ולא כאל "אתר אינטרנט פנימי", כבר עושה חצי דרך.

ניהול סיכונים דיגיטלי: מסע, לא פרויקט

יש משהו מאוד ישראלי ברצון "לסגור פרויקט". לסמן וי: הטמענו פורטל, עשינו אבטחה, עשינו בדיקת חדירות, קיבלנו דו"ח יועץ. אבל ניהול סיכונים בעולם דיגיטלי, ובעיקר סביב פורטל ארגוני דינמי, הוא תהליך מתמשך. תמיד יש מערכת חדשה, ספק חדש, עובד חדש, רגולציה חדשה.

אולי הדרך הנכונה להסתכל על זה היא כמו על תחזוקת עיר, לא על בניית בניין. הפורטל הארגוני הוא התשתית – הכבישים, הצמתים, הרמזורים. ניהול הסיכונים הוא עבודת היום־יום: תיקוני תאורה, שינויים בהסדרי תנועה, שיפוץ צמתים מסוכנים. אף אחד לא מצפה "לסיים" עם זה.

סיכום: הפורטל הארגוני במרכז המהפכה – ואנחנו באמצע הדרך

אם נחזור להתחלה, המהפכה הדיגיטלית לא רק מוסיפה לנו גאדג'טים חדשים, היא משנה את איך שאנחנו חושבים על ארגון, על גבולות, על אחריות. ניהול הסיכונים המסורתי – עם כל הכבוד לו – לא נבנה לעולם שבו פורטל ארגוני מחבר בין הענן, המשרד הביתי, המכשיר הנייד והשרתים הפנימיים. הוא נכתב לעידן אחר.

הבשורה הטובה היא שאפשר להתאים את ניהול הסיכונים למציאות החדשה, בלי לאבד את השפיות. זה דורש שינוי תפיסה: לראות בפורטל הארגוני לא רק כלי עבודה, אלא גם מנוף לניהול סיכונים חכם, שקוף, משותף. זה דורש גם קצת צניעות – להודות שאנחנו לא יודעים הכול, שהמציאות משתנה מהר, ושווה מדי פעם לעצור, למפות, לשאול שאלות קשות.

ארגון שיבחר להשקיע מחשבה אמיתית בניהול הסיכונים סביב הפורטל הארגוני – בין אם הוא רק בתחילת הדרך הדיגיטלית ובין אם הוא כבר עמוק בענן – יגלה שהשיח על "סיכון" הופך משיח מפחיד לשיח אסטרטגי. לא "איך נמנע מאסון", אלא "איך ננהל את המורכבות בצורה חכמה".

אם אתם מרגישים שהארגון שלכם נמצא בדיוק בנקודת המתח הזו – בין המהפכה הדיגיטלית לבין מודלי ניהול סיכונים שעדיין תקועים אחורה – כדאי לדבר על זה. נשמח לסייע בייעוץ ראשוני ללא עלות, לעזור לכם להבין איפה הפורטל הארגוני שלכם עומד במפת הסיכונים, ואיך אפשר להפוך אותו מגורם סיכון שקט לנכס ניהולי אמיתי.